随着互联网行业的蓬勃发展，企业对电子合同的需求日益增长，电子合同的合法合规问题也日益凸显。为此，国家相继出台了一系列法律法规，以规范电子合同行业的整体发展。在电子合同的签署过程中，服务涵盖了实名认证、合同签署、数据存证和司法落地四大核心板块，其中，法律效力是电子合同服务的核心所在。

然而，由于许多企业的管理人员或员工初次接触电子合同，在使用过程中难免会出现一些不合规的行为。接下来，我们将带您了解使用电子合同时需要注意的一些典型不合规行为。

一、平台使用不当

使用格式合同却未尽提示义务：一些平台使用包含众多格式条款的合同，这些条款旨在免除或限制平台的责任，但却未采取合理方式提醒用户注意。这种情况在保险或电商平台尤为常见。

私有化部署导致信任问题：部分企业选择自主开发电子合同系统，完全控制电子合同的制作、签署及管理。这种私有化部署方式使得用户处于相对劣势地位，难以获得用户的信任。在司法实践中，电子签名的调用难以认定是否基于当事人的真实意愿，成为鉴定难点，也影响法院对电子签名与电子合同的采信。

擅自调用用户电子签名损害利益：私有化部署的平台拥有对电子签名系统的绝对控制权，可能会在用户不知情的情况下擅自调用其电子签名来签署合同，从而损害用户利益。

二、电子签名认定困难

当电子合同符合法律规定且当事人无异议时，电子签名的认定就显得尤为重要。然而，电子签名在实践操作中涉及四个技术性问题，对电子签名的法律效力提出挑战：保密性、完整性、身份认证与授权以及抵赖性。这四个问题都需要得到妥善解决以确保电子签名的法律效力。

那么，如何确保电子合同的合法合规使用呢？

在司法实践中，法院对电子签名的认可程度与多个因素密切相关，包括电子签名是否为当事人所控制、电子签名行为是否是当事人真实意愿等。同时，电子认证机构的资质、认证方式以及认证是否存在瑕疵等也对电子签名的法律效力产生重要影响。因此，企业和个人在签署电子合同时，应满足法律法规对订立电子合同的程序性要求，以避免日后产生纠纷。

为确保电子合同的合法合规性，建议采取以下措施：

符合法律要求：根据《中华人民共和国电子签名法释义》，可采用多重手段进行实名认证，如人脸识别技术、银行卡要素等，以确保电子签名为本人专有。同时，采用加密登录、预留手机动态码等措施确保签署行为是签署人控制。此外，将合同文档转换为防篡改PDF文件，并持有《电子认证服务许可证》的第三方电子认证服务机构进行认证，包括CA证书和可信时间戳认证（TSA），以保障电子合同的签约时间和内容完整性。

避免自建平台进行电子合同签订：尽管《电子签名法》规定当事人可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名，但自建平台很难证明合同数据的完整、准确、可靠性，且举证成本较高。因此，建议企业与第三方电子合同平台合作，通过实名认证、制作电子签名和电子印章、上传电子合同文件、完成签署、自动生成数据文本并进行备案留存等步骤，确保电子合同的合法合规性。

如今企业比较多应用的爱签电子合同，就采用区块链技术，对合同签署全程存证记录，可有效保障合同的完整性和真实性。而且在合同签署认证阶段，使用声纹认证技术，搭配随机验证码朗诵，识别准确度高达99.9%，准确率业界领先。此外，爱签还支持数字证书认证，为用户的签署行为提供了安全保障。

总之，随着电子合同行业的逐步发展，行业监管也必将随之完善。工商部门对电子合同的监管将促进网络市场交易的公平性、安全性、经济性，有效保护消费者和经营者的合法权益，减少合同争议和违法合同，维护市场交易安全，推动经济的发展。